Tagungen in einem mit Efeu umrankten deutschen Schlosshotel, entscheidende Geschäftstermine in pulsierenden europäischen Metropolen wie Paris oder Verhandlungen für den Aufbau von Auslandsvertretungen in fremden Ländern wie China: Es gibt unzählige Gelegenheiten und Gestaltungen für Geschäftsreisen.

Welche Faktoren sollten die Business-Reisenden beachten, um eine gute Beziehung zu den Geschäftspartnern aufzubauen, sich selbst wohlzufühlen und steuerliche Vorgaben möglichst optimal zu nutzen?

Steuerliche Vorgaben

Viele Geschäftsreisende interessieren sich nicht nur für ihr Geschäft, sondern wollen auch Land und Leute kennenlernen. Sie versuchen also, das Angenehme mit dem Nützlichen zu verbinden. Wer Privat- und Geschäftsanteile einer Reise korrekt beim Finanzamt abrechnen will, muss in jedem Falle die Belege gut aufbewahren. Es gibt noch weitere Details zu beachten, die beispielsweise im hilfreichen E-Book der Firma Lexware erläutert werden (kostenloser Download hier).

Ein wichtiges Element ist die seit 1. Januar 2014 in Kraft getretene Vereinfachung der Verpflegungspauschale. Sie ist vor allem für kurze Dienstreisen nützlich. Die bisherigen drei Stufen der Verpflegungspauschale werden auf zwei reduziert. Für Geschäftsreisen mit der Dauer von 8 bis 14 Stunden konnten bisher 6 Euro geltend gemacht werden. Diese Regelung entfällt. Stattdessen sind ab einer Dauer von mindestens acht Stunden 12 Euro absetzbar. Dies kann am Anreise- sowie am Abreisetag, aber auch bei einer Abwesenheit von einem kompletten Tag ebenso gehandhabt werden. Wer sich länger auf der Dienstreise aufhält, der kann für jeden weiteren und kompletten Tag 24 Euro geltend machen.

Weitere entscheidende Themen sind der Dienstwagen (Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung) und die Zuordnung der sogenannten „ersten Tätigkeitsstätte“. Wenn sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber hier geschickt abstimmen, können beide steuerliche Vorteile dadurch erlangen.

Kulturelle Hindernisse überwinden

Es ist gerade bei internationalen Geschäftsreisen häufig entscheidend, die Kultur zu verstehen, in die man sich begibt, um erfolgreich zu verhandeln. Fremdsprachenkenntnisse sind neben präzisem Wissen über Vertrags- oder Verhandlungsdetails zunächst sehr wichtig, jedoch nur die halbe Miete. Die Orientierung an den Kunden, ihren Persönlichkeiten, Wünschen und Bedürfnissen gehört ebenso dazu.

Laut Business-Ratgebern wie bcdtravel.de ist es beispielsweise in asiatischen Ländern eminent wichtig, durch die Wahl eines hochklassigen Hotels, eines entsprechenden Dienstwagens und Chauffeurs die eigene Stellung (etwa als Geschäftsführer) zu verdeutlichen. Dies ist in europäischen Ländern, insbesondere in Deutschland aufgrund flacher Hierarchien nicht üblich.

Auch die Zeitplanung wird anders gehandhabt. In muslimischen Ländern liegt die Pünktlichkeit häufig in der Hand von Gott, Zeitplanungen werden lediglich mit der Phrase „Inschallah“ (so Gott will) kommentiert. Brasilianer haben die Eigenheit eher anzureisen, um Situation und Menschen kennenzulernen – möglicherweise sollte man dies auch erwägen.

Bild: korneloni  / pixelio.de